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May 04, 2023

中小企業: プリンターを選択する際は次の点に留意してください

Hai visto la carta scomparire dal tuo posto di lavoro?Di

職場から紙が消えていくのを見たことがありますか? もちろん、そうではありません。 プリンターのない「ペーパーレスオフィス」というアイデアは絵にかいた餅であり、現実に根ざしたものというよりも希望や夢にすぎませんでした。

あらゆるビジネスを運営する上で、2023 年になっても中小企業は依然として少なくとも 1 台のプリンターを所有し、運用する必要があります。なぜなら、テクノロジーがどれほど進歩しても、どこかで誰かがデジタル文書の物理的なコピーを必要とするのは避けられないからです。

だからこそ、私たちは職場のプリンターを購入するすべての人のために、プリンターを購入する際に留意すべき考慮事項をまとめたこのクイックガイドを作成しました。

ビジネスで毎月印刷される平均ページ数を計算します。 これは、適切なデューティ サイクルと推奨される月間印刷量を持つプリンタを選択するのに役立ちます。 すべてのプリンターが同じように作られているわけではないため、これらの統計情報を事前に知っておくと、ニーズを満たすプリンターを探すときに非常に役立ちます。

文書をどれくらい早く印刷する必要があるかを考慮してください。 スピードの鬼もいれば、最も単純な仕事でも待たされる人もいます。 当たり前のことのように聞こえるかもしれませんが、ビジネスで高速印刷が必要な場合は、より高速な印刷速度を備えたプリンターを探してください。 可能であれば、販売員に相談してデモンストレーションを依頼し、実際に動作する様子を実際に確認してください。

高速プリンターは低速プリンターよりも高価であるため、コストとパフォーマンスの妥協点が最終的​​にニーズに最もよく応えることになることに注意してください。

ビジネスに必要な印刷品質を評価します。 本格的なドキュメントや画像を印刷する必要がある場合は、高解像度と色の正確性を備えたプリンタを選択してください。 以前はレーザー プリンターが最高品質のドキュメントを作成していましたが、インクジェット技術は大きく進歩し、現在ではレーザー プリンターでもレーザー品質の印刷物を作成できるようになりました。

プリンターの仕様書で確認すべき統計は「DPI」、つまり「1 インチあたりのドット数」です。 この数値が大きいほど、印刷結果は鮮明になります。 店頭で買い物をする場合は、販売員に興味のあるプリンタのサンプル印刷があるかどうか尋ねると、直接比較できるようになります。

ビジネスの紙の取り扱い要件を評価します。 ビジネスで使用する用紙のサイズと種類を考慮し、それらを処理できるプリンターを購入してください。 プリンタで A3 ページを印刷するよりも、A4 ページを印刷する方がはるかに一般的であることに注意してください。 自動両面印刷 (手動介入なしで用紙の両面に印刷できる機能) や複数の用紙トレイの存在などの機能を探してください。

複数の用紙トレイを使用すると、異なる種類の用紙を同時にセットできます。 この機能により、一度により多くの用紙を保管し、用紙の無駄を減らし、特定のジョブを効率化することもできます。 たとえば、毎日の印刷用に 1 つのトレイを指定し、封筒用に別のトレイを指定し、ラベル用に別のトレイを指定することで、スタッフが印刷ジョブの設定を調整して必要なものを簡単に印刷できるようになります。

レーザーかインクかを決めた後で 2 番目に重要な考慮事項は、プリンターをオフィスの IT 環境にどのように接続するかです。 理想的には、USB ポート、LAN ポート、およびワイヤレス接続を備えたプリンタが必要です。これにより、スタッフがその機能にアクセスできるようにする際に最大限の柔軟性が得られます。

ワイヤレスはオフィス内のほぼどこにでもプリンタを設置できるので最も便利です。そのため、何かを犠牲にする場合は、他の 2 つの接続を犠牲にしてください。

ほとんどの企業では、文書のスキャン、コピー、ファックスも必要です (ただし、最近では最後のオプションを必要とする企業は少なくなりました)。 これらすべてを行う多機能プリンターは、オフィス機器を統合し、コストとスペースを節約するのに役立ちます。

おそらく、この厳しい経済情勢において最も重要な考慮事項は、初期購入価格、継続的な消耗品 (インクまたはトナー カートリッジ、用紙)、およびメンテナンス費用を含む、プリンタの総所有コストです。 高収量カートリッジやインク節約モードなどのコスト削減機能を備えたプリンタを探してください。

また、場合によっては天文学的な金額になるため、消耗品の交換コストも必ず調べてください。 インクやトナーの交換とほぼ同じ値段の安価なプリンタを見つけることも珍しくないため、契約する前に必ずデューデリジェンスを行ってください。

これはグローバル互換性があるためそれほど重要ではありませんが、それでも言及しておきます。プリンターがビジネスのオペレーティング システムおよびソフトウェア アプリケーションと互換性があることを確認してください。

最近購入するほとんどのプリンタは Windows と Mac の両方をサポートしており、Linux などの別のオペレーティング システムを使用している場合は、よく探せばおそらくどこかにそのドライバが存在するため、これは少し議論の余地があります。 またはそれは？

カスタマー サポートに関するメーカーの評判と、プリンターに提供される保証の長さと範囲を必ず確認してください。 オンラインのレビューはこの情報の優れた情報源です。

会社の方針として、故障したユニットをすぐに交換しないことになっているため、すぐに使用可能な障害が発生してオフィスに戻り、プリンターが修理されるまでに数週間も待たなければならないという事態は避けたいものです。

プリンターの使いやすさとユーザーインターフェイスを考慮してください。 タッチスクリーン コントロール、直感的なナビゲーション、簡単なメンテナンス手順などの機能を探してください。 ここでは、画面を読んで指示に従うだけなので、タッチスクリーン付きのプリンターが最適です。

HP、エプソン、キヤノン、ブラザーなどの老舗メーカーのプリンタには、顧客がプリンタ インターフェイスに何を求めているかについて、これらの企業が長年にわたって学んだ多くの教訓が組み込まれています。 そのため、その設計は、可能な限り簡単かつ便利な方法でそれらを満たすために合理化されています。

特に機密情報や機密情報を扱う場合は、プリンターのセキュリティ機能を確認してください。 ユーザー認証、データ暗号化、安全な印刷オプションなどの機能を探してください。 機密文書を収集する前にユーザーにコードの入力を強制するのは、このような問題を処理する業界標準の方法であり、検討しているプリンターにその機能があるかどうかを知る必要があります。

オンライン レビューを調べて、検討しているプリンタの使用経験がある他の企業や業界の専門家からの推奨事項を探してください。 何百人、何千人もの人々からの熱烈なレビューほど「このプリンターは素晴らしい」と言えるものはありません。 同様に、プリンターの購入を決定する前に、潜在的な落とし穴について知るための優れた方法です。

Stuff は最近、ビジネス機器をレンタルするか所有するかという問題に関する記事を公開しました。これはプリンターなどに最も当てはまります。

プリンターをレンタルする最大のメリットは、プリンターのことはすべてレンタル会社の問題であるということです。 レンタル会社がセットアップを行い、ユーザーが行うのは、印刷して使用した分の料金を支払うだけです。 故障した場合は（プリンターが最悪なので、故障するでしょう）、合意された時間内にレンタル会社が来て修理しなければなりません。 同様に、インクやトナーがなくなった場合も、補充するかどうかはレンタル会社次第です。

レンタルの欠点は、プリンターを完全に所有する場合に比べて、時間が経つにつれてプリンターの代金が高くなってしまうことです。 しかし、必然的に発生する問題も回避できるので、少し追加料金を払ってレンタルする価値があると私たちは考えています。

これらすべてを念頭に置くことで、情報に基づいた決定を下し、ビジネスの特定のニーズと予算に合ったプリンターを選択することができます。 最初に目についたプリンターをただ購入するのではなく、いくつかの鋭い質問をしてください。そうすれば、ビジネス ニーズを満たすプリンターが見つかる可能性があります。